Beschäftigte/Beschäftigter (m/w/d) im Verwaltungsdienst

Das Institut für Chemie und Biologie des Meeres (ICBM) der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg ist das universitäre Meeresforschungsinstitut in Niedersachsen mit Standorten in Oldenburg und Wilhelmshaven. Am Standort Wilhelmshaven ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/s
 
Beschäftigten im Verwaltungsdienst (w/d/m)
(100 %, Entgeltgruppe 6 TV-L, unbefristet)
 
zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.
 
Die Tätigkeiten in der Geschäftsstelle des ICBM-Standortes Wilhelmshaven umfassen im Wesentlichen:

• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, wie Bestellungen, Kassenführung, Verwaltung von Zugangsberechtigungen
• Administrative Aufgaben im Bereich Finanzwesen, wie Verwaltung der Sachmittel am ICBM-Standort Wilhelmshaven, Bearbeitung von Rechnungen und Mahnungen
• Unterstützung der Arbeitsgruppen in Personal- und Finanzangelegenheiten, z.B. Dienstreiseanträge, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Intranet und Personallisten führen
• Absprache und Klärung von Organisationsabläufen mit anderen Organisationseinheiten der Universität
• Organisation und Abrechnung der Unterkünfte am ICBM Wilhelmshaven, wie laufende Aktualisierung der Gebührenverordnungen, Kalkulation der Mietpreise, Aktualisierung der Mietverträge
• Mitwirken bei der Organisation von Veranstaltungen
• Betreuung internationaler Mitarbeiter und Gäste (Organisation von An- und Abreise, Reservierung von Hotels und Restaurantplätzen) 

Einstellungsvoraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung (nach BBiG) im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• Kenntnisse der Verwaltungsregelungen der Universität/des Landes
• Englische Sprachkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen
• Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit und soziale Kompetenz 

Wünschenswert sind:

• Kenntnisse in SAP
• Kenntnisse und/oder Erfahrungen in der Finanz- und Personalbearbeitung an einer öffentlichen Einrichtung
• Erfahrungen in Veranstaltungsorganisation in öffentlichen Einrichtungen
• Kenntnisse und Erfahrungen an einer Hochschule 

Wir bieten:

• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem dynamischen und hochmotivierten Team
• Begleitung des Einstiegs, eine systematische Einarbeitung und Unterstützung der eigenen professionellen Entwicklung
• Sichere Vergütung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung; betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
• Gleitzeitregelungen und 30 Tage Urlaub
• die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot, Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung sowie weitere Service-, Beratungs- und Sportangebote
• Büro mit Meerblick 

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
 
Schriftliche Bewerbungen (mit Lebenslauf und Zeugnissen bzw. Qualifikationsnachweisen) richten Sie bitte bevorzugt per E-Mail (nur eine Datei, bis max. 5 MB) oder postalisch bis zum 25.07.2025 an: institutsleitung@icbm.de  oder Carl von Ossietzky Universität, Fakultät V, Institut für Chemie und Biologie des Meeres (ICBM), z. Hd. Jana Stone, Carl-von-Ossietzky-Str. 9-11, 26129 Oldenburg.