Mitarbeiter/-in (m/w/d) Verwaltungsdienst/Sekretariat Psychiatrie/Psychotherapie

Über uns
Die Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften umfasst die Bereiche Humanmedizin, Medizinische Physik und Akustik, Neurowissenschaften, Psychologie sowie die Versorgungsforschung. Zusammen mit den vier regionalen Krankenhäusern bildet die Fakultät VI die Universitätsmedizin Oldenburg. Weiterhin besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Universitätsmedizin der Universität Groningen.

Die klinischen Schwerpunkte der Abteilung für Psychiatrie und Psychotherapie liegen im Bereich der Erkrankungen des affektiven und schizophrenen Spektrums. Die Abteilung ist Teil der Karl-Jaspers-Klinik, dem zweitgrößten Maximalversorger für psychische Erkrankungen in Niedersachsen mit einem Pflichtversorgungssektor von über einer Million Menschen. Das in der Abteilung eingerichtete Forschungsprogramm „Neuromodulation of Emotion (NEMO)“ verfolgt das Ziel, personalisierte Medizin in der Psychiatrie und Psychotherapie zu realisieren.

Aktuell werden vier innovative Forschungslinien verfolgt:

• Soziale (z.B. Einsamkeit) und ökologische (z.B. Klimawandel) Risiken für psychische Gesundheit
• Therapeutische Intervention mit neuromodulatorischen Verfahren (v.a. EKT, rTMS)
• KI-gestützte digitale Nachsorge
• Gesundheitssystemforschung zu Value-Based Healthcare (VBHC)

Ausdrücklich erwünscht ist die weitere Optimierung der Vernetzung dieser Forschungslinien mit den Schwerpunkten der Universitätsmedizin Oldenburg (UMO) in den Profilbereichen Neuromodulation, Sensorik (v.a. Hörforschung) und Versorgungsforschung (v.a. assistive Technologien).
 
Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung der W3-Professur (Klinikdirektor und Prodekan) sowie der neu eingerichteten W2-Professur (Ltd. Oberarzt/ärztin)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere in enger Abstimmung mit der Universitätsverwaltung (z.B. bei Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen, Besetzungsverfahren und Personalverwaltungsprozessen)
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Bearbeitung von Reisekosten und Auslagenerstattungen
• Mitwirkung bei der Verwaltung von Drittmitteln sowie Überwachung und Kontrolle der Ausgaben inkl. Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit
• Pflege und Strukturierung von Akten sowie Bearbeitung von telefonischen, postalischen und elektronischen Anfragen
• Unterstützung der Lehrkoordination (z. B. Raumbuchungen, Prüfungsorganisation, Kommunikation mit Studierenden)
• Allgemeine organisatorische Unterstützung der wissenschaftlichen, klinischen und administrativen Abläufe

Ihr Profil
Einstellungsvoraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung nach BBiG im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• Sehr gute Kenntnisse in Office-Anwendungen, vorrangig Outlook, Excel und Word
• Eigenverantwortliches Handeln und organisatorisches Geschick sowie Teamfähigkeit und die Offenheit im Umgang mit unseren psychiatrischen Patient*innen

Von Vorteil sind:

• ORBIS-Kenntnisse
• SAP-Kenntnisse
• Erste Erfahrungen im Gesundheitswesen

Wir bieten

• Bezahlung nach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen) inkl. 30 Tage Jahresurlaub
• Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
• Ein familienfreundliches Umfeld mit flexibler Arbeitszeit (Gleitzeit) und der Möglichkeit zu anteiliger mobiler Arbeit
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung
• Ein umfangreiches kostenloses Weiterbildungsprogramm

Unser Anspruch
Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
 
Kontakt
Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne Fr. Janning im Vorzimmer der Universitätsklinik für Psychiatrie und Psychotherapie an der Karl-Jaspers-Klinik: Christina.Janning@karl-jaspers-klinik.de.
 
Jetzt bewerben
Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Darstellung Ihrer Motivation, Lebenslauf, Zeugnisse) als ein zusammenhängendes PDF-Dokument bis zum 21.10.2025 an Herrn Prof. Dr. Dr. René Hurlemann, Facharzt für Psychiatrie und Psychotherapie an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg, 26111 Oldenburg, rene.hurlemann@uni-oldenburg.de.