Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) im Verwaltungsdienst

Einrichtung
Fakultät III – Sprach- und Kulturwissenschaften, Geschäftsstelle
 
Über uns
Die Fakultät III (https://uol.de/fk3) ist eine große wissenschaftliche Lehr- und Forschungseinheit mit 32 Professuren, rd. 220 Mitarbeiter*innen und 2.800 Studierenden. Gesamtfakultär führt sie die strukturelle und strategische Planung für sieben Institute durch und koordiniert deren akademischen Betrieb. Darüber hinaus unterstützt die Fakultät zwei universitäre Zentren organisatorisch.
 
Ihre Aufgaben

• Administrative Betreuung von Verfahren zur Besetzung neuer Professuren: Entwurf und Bereitstellung verfahrensrelevanter Unterlagen; Kommunikation mit Bewerber*innen, Kommissionsmitgliedern und Gutachter*innen (u.a. Terminkoordination, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Reiseplanung); Begleitung von Kommissionssitzungen (Rahmenorganisation, Protokollführung, Technik);
• Administrative Begleitung von weiteren akademischen Verfahren (z. B. Promotions- und Habilitationsverfahren und Verfahren für außerplanmäßige Professuren): Erstellung verfahrensrelevanter Unterlagen; Kommunikation mit Antragstellenden und Kommissionsmitgliedern, Begleitung von Sitzungen (Protokollführung);
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben. 

Ihr Profil
Erforderlich ist / Einstellungsvoraussetzungen

• Entweder ein fachlich einschlägiger Hochschulabschluss (FH-Diplom/Bachelor) beispielsweise in den Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften, oder die Verwaltungsprüfung I, Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. sonstiger gleichwertiger Ausbildungsabschluss im Sinne der Vereinbarung-VerwLG oder die Teilnahme an einem derzeit laufenden Verwaltungslehrgang I;
• Team- und Kooperationsfähigkeit (z.B. Erfahrung mit abstimmungsintensiven Arbeitsvorgängen, Erfahrung in Zusammenarbeit an Schnittstellen);
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke;
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, da Sitzungen teils auch in englischer Sprache stattfinden;
• Sicherer Umgang mit aktueller Büro-Software. 

Erwünscht sind / Von Vorteil sind

• Verwaltungserfahrung
• Erfahrung in der Betreuung von Gremien/Besprechungen/Sitzungen inkl. Protokollführung;
• Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an komplexen Vorgängen;
• Umgang mit Datenportalen. 

Wir bieten

• Ein engagiertes Team und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre;
• Bezahlung nach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen);
• 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, 24. und 31. Dezember arbeitsfrei;
• Ein familienfreundliches Umfeld mit flexibler Arbeitszeit (Gleitzeit) und der Möglichkeit zu anteiliger mobiler Arbeit;
• Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung;
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung;
• Nutzung des JobTickets im VBN;
• Abwechslungsreiches Sportangebot mit universitätseigenem Fitnessstudio und Unibad;
• Eine gute Infrastruktur mit Mensa, Cafeterien und Bibliothek. 

Unser Anspruch
Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
 
Kontakt
Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne Marta Mazur, marta.mazur@uol.de.
 
Jetzt bewerben
Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben mit Darstellung Ihrer Motivation, Lebenslauf, Zeugnisse) in Form eines zusammenhängenden PDF-Dokuments richten Sie bitte bis zum 20.06.2025 per E-Mail an mtv-bewerbung.fk3@uol.de.
 
Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.
 
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 30./31.07.2025 statt.