Sekretärin/Sekretär (m/w/d) des Präsidenten

Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen - in enger Zusammenwirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mit Kooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur.
 
In der Geschäftsstelle des Präsidiums ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Sekretär*in des Präsidenten (m/w/d) (Entgeltgruppe 8 TV-L) als Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst im Umfang von 60 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (zzt. 23,9 Wochenstunden) als Vertretung zu besetzen. Die Vertretung erfolgt zunächst bis zum 04.11.2025 für die Dauer des Mutterschutzes sowie der sich voraussichtlich anschließenden Elternzeit (geplant 12 Monate). 
 
In dieser Position managen Sie das administrative Tagesgeschäft des Präsidenten und arbeiten dazu vertrauensvoll mit einer weiteren Kollegin im Duo. Sie arbeiten Hand in Hand mit der persönlichen Referentin des Präsidenten, stimmen sich auch mit den Kolleg*innen im Team der Geschäftsstelle des Präsidiums eng ab und übernehmen gegenseitig Vertretungen.
 
Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

• Termine für den Präsidenten koordinieren und Kalender verwalten
• Mit universitätsinternen und -externen Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich, vornehmlich per E-Mail, kommunizieren, auch in englischer Sprache
• Sitzungen vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
• Fristen und laufende Prozesse nachverfolgen (u. a. für Anfragen aus Ministerien und Gremien)
• Reisen für den Präsidenten koordinieren (In- und Ausland)
• Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen erstellen
• Finanzmittel des Präsidenten planen, umsetzen und überwachen, Finanzauswertungen erstellen

Einstellungsvoraussetzungen sind:

• Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenprüfung I oder eine gleichwertige Ausbildung
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie hervorragendes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook

Von Vorteil sind darüber hinaus:

• Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensiven Vorgängen
• Organisatorisches Geschick und schnelle Auffassungsgabe
• Selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen:

• Einen interessanten Arbeitsplatz, an dem Sie die zentralen Entwicklungen der Universität erleben und administrativ unterstützen können
• Ein engagiertes Team und eine freundliche Arbeitsatmosphäre
• Bezahlung nach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen)
• 30 Tage Jahresurlaub
• Die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
• Ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und die Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports
• Nutzung des JobTickets im VBN
• Eine gute Infrastruktur mit Mensa und Bibliothek

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.
 
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit einem Lebenslauf, Zeugnissen und Qualifikationsnachweisen sowie einem Motivationsschreiben bis zum 09.05.2025 bevorzugt per E-Mail (geschaeftsstelle.p@uol.de) als eine zusammenhängende PDF-Datei an den Präsidenten der Universität Oldenburg, Prof. Dr. Ralph Bruder. Verzichten Sie gern auf ein Foto in Ihren Bewerbungsunterlagen.
 
Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen in Papierform nicht zurücksenden, und senden Sie daher keine Originale oder Mappen zu.
 
Die Auswahlgespräche sind geplant für 13.05.2025 nachmittags / 14.05.2025 vormittags. Bewerbungs- und Vorstellungskosten werden nicht übernommen.
 
Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen die Leiterin der Geschäftsstelle des Präsidiums, Almke Ratjen, unter 0441 798 4172 oder almke.ratjen@uol.de.
 
Wir freuen uns schon auf Ihre Bewerbung!