Vorzimmerkraft (m/w/d) des Behördenleiters

Wir über uns
Vorzimmerkraft (m/ w/ d) des Behördenleiters 

Unser Angebot

• ein sicherer Arbeitsplatz in einem offenen und gesellschaftsrelevanten Umfeld sowie eine sinnstiftende und zukunftsweisende Tätigkeit mit verantwortungsvollen, abwechslungsreichen und anspruchsvollen Aufgaben in einer modernen Dienstleistungsbehörde
• interdisziplinäres Arbeiten in einer offenen und freundlichen Arbeitsatmosphäre
• unbefristete Vollzeitstelle mit tarifgerechter Eingruppierung und weiteren finanziellen Vorteilen und Extras wie Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Urlaubstage im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche), zusätzlich sind Heiligabend und Silvester arbeitsfreie Tage
• flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitmodell, der Option zum Mobilen Arbeiten und Ausgleich von Zeitguthaben für einen optimalen Ausgleich von Arbeit, Familie und Freizeit – Dadurch unterstützen wir aktiv und bewusst die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Angebote zur Gesundheitsförderung
• individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie persönliche und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten
• gute Verkehrsanbindung in unmittelbarer Nähe zum Braunschweiger Hauptbahnhof sowie Parkmöglichkeiten – optimale Erreichbarkeit mit Bus, Bahn, Fahrrad oder Auto
• Wir sind Behörde der Vielfalt. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt und der Deklaration #positivarbeiten.

 Ihre Aufgaben
Als Vorzimmerkraft des Behördenleiters des Regionalen Landesamts für Schule und Bildung Braunschweig tragen Sie eine hohe Mitverantwortung für die Außenwirkung der Behörde gegenüber unseren Kundinnen und Kunden sowie anderen Kontaktsuchenden. Sie sind verantwortlich für ein funktionierendes Büromanagement. Ihnen obliegt die selbstständige und eigenverantwortliche Erledigung aller Sekretariatsaufgaben des Vorzimmers, insbesondere:

• selbstständige Terminkoordination und -verwaltung sowie Terminsteuerung der Termine des Behördenleiters; Vor- und Nachbereitung von Terminen einschließlich Erstellung und Zusammenstellung der Terminunterlagen und Überprüfung auf inhaltliche Vollständigkeit,
• eigenständige Organisation administrativer Abläufe sowie Verwaltung und Pflege der Ablage,
• Führung und Überwachung des Wiedervorlagensystems einschließlich eigenständiger Abfragen/ Nachfragen in den Dezernaten, Fachbereichen und Stabsstellen zum Sachstand,
• inner- und außerbehördliche Kommunikation,
• Entgegennahme und Steuerung von Telefonaten,
• Bearbeitung der Eingangspost; Anfertigen von Korrespondenzen aller Art; Erledigung von Schriftverkehr, der einer besonderen Vertraulichkeit unterliegt,
• Vorbereitung von öffentlichkeitswirksamen Beiträgen des RLSB Braunschweig in Abstimmung mit der Pressestelle der RLSB; Recherche und Redigieren von Rede- und Grußworttexten,
• Planung und Organisation von Dienstreisen, Sitzungen und Veranstaltungen sowie
• Empfang von Gästen einschließlich Betreuung und Bewirtung.
• Für das Dezernat Zentrale Aufgaben haben Sie zudem u.a. die Aufgabe, die Vergabe der Besprechungs- und Konferenzräume des RLSB Braunschweig zu koordinieren sowie das elektronische Rechnungspostfach zu überwachen.

Änderungen des Aufgabenzuschnitts können sich im Rahmen der Geschäftsverteilung ergeben.

Eine Besetzung des Arbeitsplatzes in Teilzeit ist aus zwingenden dienstlichen Gründen nicht möglich.

Die Stelle unterliegt der behördenüblichen Arbeitszeitregelung (Funktionszeit), erfordert aber aufgrund der Tätigkeit als Vorzimmerkraft im Rahmen der Arbeitszeitregelung eine Ausrichtung an den dienstlichen Erfordernissen der Vorzimmertätigkeit in der Regel zwischen ca. 08:00 Uhr und 17:00 Uhr.
 
Ihr Profil
Die Ausschreibung richtet sich an Bewerberinnen und Bewerber mit

• der Laufbahnbefähigung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1, Fachrichtung Allgemeine Dienste oder
• einem erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder einen entsprechenden Lehrgang beim Niedersächsischen Studieninstitut für kommunale Verwaltung oder beim Berufsförderungswerk Bad Pyrmont oder
• einer erfolgreich abgeschlossenen Berufsausbildung zur/ zum
  • Verwaltungsfachangestellten oder
  • Fachangestellten für Bürokommunikation oder
  • Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation, wenn die Ausbildung bei einem öffentlichen Arbeitgeber absolviert worden ist.
• Berufliche Erfahrungen als Vorzimmerkraft insbesondere im öffentlichen Dienst oder als Assistenzkraft einer Geschäftsleitung sind von Vorteil.

Neben Kenntnissen im Sekretariats- und Verwaltungsbereich erwarten wir von Ihnen als engagierte und zuverlässige Persönlichkeit weiterhin

• hohe Planungs- und Organisationsfähigkeit, die Fähigkeit zum Selbstmanagement sowie Flexibilität und Belastbarkeit,
• eine eigenständige, gründliche und strukturierte Arbeitsweise,
• freundliches, kompetentes, professionelles und sicheres kommunikatives Auftreten sowie ein gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen,
• kollegiales Verhalten, Teamfähigkeit und ein wertschätzender Umgang mit anderen,
• Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein,
• Interesse an den vom RLSB Braunschweig zu verantwortenden Aufgabenbereichen, insbesondere bildungspolitischen Themen sowie Grundkenntnisse des politischen Geschehens,
• Aufgeschlossenheit für wechselnde Themen und Aufgabenstellungen,
• sehr gute Grammatik- und Rechtsschreibkenntnisse und die sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie
• den routinierten und sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten (Outlook, Word, Excel, Power Point).

Kontakt
Weitere Informationen finden Sie im Internet unter https://www.rlsb-bs.de.
Fragen zum Arbeitsplatz beantwortet Ihnen gerne Frau Kuhrmeyer (Tel.: 0531 484-3698).
Bei Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Stellfeldt (Tel.: 0531 484-3726).

Ihre Bewerbung
Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 17.08.2025 unter der Kennziffer 45/25. 

Wir können Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen leider nicht zurückschicken, bitte übersenden Sie daher keine Originale, sondern zunächst nur Abschriften / Kopien von Urkunden, Zeugnissen etc.

Hinweise
Das RLSB Braunschweig strebt an, Unterrepräsentanzen im Sinne des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes in allen Bereichen und Positionen abzubauen. Über Bewerbungen von Männern freuen wir uns daher besonders.
Schwerbehinderte Menschen werden bei sonst gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte geben Sie uns bereits in Ihrer Bewerbung einen entsprechenden Hinweis.
Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sowie von Personen mit Zuwanderungsgeschichte begrüßen wir sehr.
Die Informationen der Datenschutzgrundverordnung für Sie als Bewerberin bzw. Bewerber finden Sie auf unserer Internetseite unter: dsgvo.bip-nds.de.