Beschäftigte/r in der Geschäftsstelle (m/w/d)

Einrichtung
Stabsstelle Presse & Kommunikation
 
Über uns
Die Stabsstelle Presse & Kommunikation ist Ansprechpartnerin in allen Fragen der internen und externen Kommunikation der Universität. Wir kommunizieren aktuelle Informationen auf unterschiedlichsten Wegen an die Medien, in die Öffentlichkeit und die Universität. Die Organisation von Veranstaltungen gehört ebenso zu unseren vielfältigen Aufgaben wie beispielsweise das Corporate Design, Aspekte des Studierendenmarketings oder die Ausbildung von Volontär*innen.
In unserer Geschäftsstelle laufen alle Fäden zusammen. Wir suchen Sie als kompetente*n Ansprechpartner*in für die Kolleg*innen der Stabsstelle und unsere zahlreichen Kontakte innerhalb und außerhalb der Universität.
 
Ihre Aufgaben
Sie managen die Geschäftsstelle mit allen Geschäftsstellen- und Verwaltungsangelegenheiten und das Finanzmanagement. Sie sind zudem Assistent*in der Stabsstellenleitung und arbeiten eng mit dem zentralen Veranstaltungsmanagement zusammen.
 
Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

• Organisation der Geschäftsstelle, administrative Aufgaben, Bearbeiten von Anfragen, Beschaffungen, Mitwirkung bei Personalangelegenheiten, Kontaktdaten-Pflege im CRM-System Combit
• Finanzplanung und -koordinierung aller Finanzangelegenheiten der Stabsstelle
• Unterstützung des zentralen Veranstaltungsmanagements / Mitarbeit bei der Realisierung öffentlichkeitswirksamer Veranstaltungen
• Assistenz der Stabstellenleitung: u.a. Koordination des Informations- und Kommunikationsflusses, Terminkoordination einschl. Vor- und Nachbereitung von Terminen, Verfassen von Textentwürfen und Vorlagen, Korrektorat, Recherchen 

Ihr Profil
Erforderlich ist / Einstellungsvoraussetzungen

• Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung, Verwaltungsprüfung I oder eine sonstige Gleichwertigkeit im Sinne der Vereinbarung-VerwLG (Bek. d. MI v. 20.1.2014 - 11.41-03220/2.1)
• Sicherer Umgang mit MS Office-Programmen, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

Erwünscht sind / Von Vorteil sind

• Mehrjährige Berufserfahrung bevorzugt in Administration und Finanzmanagement
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
• Grundkenntnisse in SAP
• Erfahrungen im Umgang mit CRM-Systemen, bevorzugt Combit
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Serviceorientierung 

Wir bieten

• eine vielseitige und spannende Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Umfeld
• intensive Einarbeitung in die verschiedenen Aufgabenfelder
• sichere Vergütung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung; betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Urlaub
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Nutzung des JobTickets im VBN, gute Anbindung zu öffentlichen Verkehrsmitteln und Autobahn, kostenlose Parkmöglichkeiten
• ein vielfältiges Weiterbildungsangebot, Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung sowie Beratungs- und Sportangebote
• Angebote des Familienservice, z.B. Kinderferienbetreuung
• eine gute Infrastruktur mit Mensa, Cafeterien und Bibliothek sowie Geschäften und Restaurants in der Nachbarschaft 

Unser Anspruch
Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
 
Kontakt
Weitere Informationen: Dr. Corinna Dahm-Brey, Leiterin Stabsstelle Presse & Kommunikation, Tel.: 0441/798-2892
 
Jetzt bewerben
Ihre aussagekräftige Bewerbung schicken Sie bitte bis zum 14.11.2025 per E-Mail (in einer zusammenhängenden PDF-Datei) an bewerbung-presse@uol.de.
 
Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.