Sekretärin/Sekretär (m/w/d) des Präsidenten

Einrichtung
Geschäftsstelle des Präsidiums
 
Über uns
Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen, in enger Zusammenwirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mit Kooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur. In der Geschäftsstelle des Präsidiums arbeiten wir als Team daran, alle Mitglieder des Präsidiums bestmöglich in der Ausübung ihrer Aufgaben zu unterstützen. 
 
Ihre Aufgaben
Sie managen das administrative Tagesgeschäft des Präsidenten und arbeiten dazu vertrauensvoll mit einer weiteren Kollegin im Duo. Sie arbeiten Hand in Hand mit der persönlichen Referentin des Präsidenten, stimmen sich auch mit den Kolleg*innen im Team der Geschäftsstelle des Präsidiums eng ab und übernehmen gegenseitig Vertretungen.
 
Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

• Termine für den Präsidenten koordinieren und Kalender managen
• Mit universitätsinternen und -externen Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich kommunizieren, vornehmlich per E-Mail und auch in englischer Sprache
• Sitzungen vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
• Fristen und laufende Prozesse nachverfolgen (u. a. für Anfragen aus Ministerien und Gremien)
• Reisen für den Präsidenten koordinieren (In- und Ausland)
• Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen erstellen
• Finanzmittel des Präsidenten planen, umsetzen und überwachen, Finanzauswertungen erstellen 

Ihr Profil
Einstellungsvoraussetzungen sind

• Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenprüfung I oder eine gleichwertige Ausbildung
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie hervorragendes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook 

Erwünscht sind / Von Vorteil sind

• Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensiven Vorgängen
• Organisatorisches Geschick und schnelle Auffassungsgabe
• Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise 

Wir bieten
Die Universität ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und bietet diverse Unterstützungsprogramme sowie

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem dynamischen und hochmotivierten Team
• Begleitung des Einstiegs, eine systematische Einarbeitung und Unterstützung der eigenen professionellen Entwicklung
• Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
• Gleitzeitregelungen und tariflicher Urlaubsanspruch
• die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Zugang zur universitären Kinderbetreuung und der Ferienbetreuung
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten
• des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)
• Nutzung des JobTickets im VBN
• einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage  

Unser Anspruch
Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
 
Kontakt
Rückfragen beantwortet Ihnen gern die Geschäftsführerin des Präsidiums Almke Ratjen (almke.ratjen@uol.de / 0441/798-4172).
 
Jetzt bewerben
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit einem Lebenslauf, Zeugnissen / Qualifikationsnachweisen und einem einseitigen Motivationsschreiben bis zum 03.09.2025 bevorzugt per E-Mail (geschaeftsstelle.p@uol.de) als eine zusammenhängende PDF-Datei an den Präsidenten der Universität Oldenburg, Prof. Dr. Ralph Bruder. Verzichten Sie gern auf ein Foto in Ihren Bewerbungsunterlagen.
 
Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen in Papierform nicht zurücksenden, und senden Sie keine Originale oder Mappen zu.
 
Die Auswahlgespräche sind für den 11.09.2025 vor Ort in Oldenburg geplant.
 
Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.