Assistentin/Assistent (m/w/d) des Präsidiums

(entsprechend der geforderten Qualifikation bis E 11 TV-L, 75 %; Kennziffer: Prä 11)

An der Hochschule Emden/Leer, die sich als innovative, richtungsweisende Zukunftshochschule versteht, ist im Präsidialbüro am Campus Emden zum nächstmöglichen Zeitpunkt die o.g. unbefristete Stelle mit 75% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer Vollbeschäftigung zu besetzen.
 

Ihre Aufgaben:

• Eigenständige Unterstützung des Präsidiums in konzeptionellen und operativen Aufgaben: Erstellung von Konzeptpapieren, Entscheidungsvorlagen, Briefings und Positionspapieren; Strukturierung und Begleitung strategischer Themen (in der Funktion eines*einer Referent*in)
• Terminkoordination und -management für das gesamte Präsidium (Planung, Abstimmung, Priorisierung)
• Allgemeine Kommunikation, Korrespondenz und Sekretariatsaufgaben, einschließlich professionellem Schreiben und Redigieren
• Gremienmanagement: Organisation, Dokumentation und Nachverfolgung von Gremienprozessen: Steuerung von Umlaufverfahren und Einholung von Stellungnahmen
• Vorbereitung hochschulweiter Ordnungen: Entwurfs- und Überarbeitungstätigkeiten, Versionierung, Abstimmung mit Ansprechpersonen für Rechtsfragen, Koordination von Beteiligungsverfahren und Sicherstellung formaler Anforderungen
• Rechtsrahmen: Anwendung und Sicherstellung der Einhaltung maßgeblicher Normen (insbesondere Niedersächsisches Hochschulgesetz – NHG, Grundordnung, Geschäftsordnungen)
• Dokumenten- und Wissensmanagement: Strukturierte Ablage (digital/physisch), Pflege von Ordnerstrukturen, Vorlagenmanagement und Prozessdokumentation
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Agenda, Unterlagenmanagement, inhaltliche Zusammenführung von Fachbeiträgen, Protokollierung inkl. Beschluss- und Maßnahmenverfolgung)
• Koordinationsaufgaben: Schnittstellenmanagement zwischen Präsidium, Gremien, Fachbereichen und zentralen Einrichtungen; Termin- und Fristensteuerung, Prozess- und Qualitätssicherung
• Koordination des Landesstipendiums (Ausschreibung und Bewerbungsmanagement, Kommunikation mit Bewerber*innen und Stipendiat*innen, Abstimmung mit Finanzen zu Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Berichtswesen)

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes Bachelorstudium (Bachelor, Diplom FH), erfolgreich abgeschlossene Angestelltenprüfung/Verwaltungslehrgang II oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung, Gremienarbeit oder Organisationsentwicklung
• Nachweisbare Erfahrung in der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung von Sitzungen sowie im Erstellen von Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Maßnahmenlisten
• Ausgeprägte konzeptionelle und analytische Fähigkeiten, hohe Textsicherheit und Sorgfalt; sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Projekt- und Prozesskompetenz: selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Termin- und Fristenbewusstsein, Qualitäts- und Ergebnisorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Dokumenten- bzw. Vorgangssystemen; Affinität zu digitalem Arbeiten
• Hohe Kommunikationskompetenz, Belastbarkeit und Teamfähigkeit; freundliches, professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Loyalität und Verschwiegenheit

Wir bieten Ihnen:

• Selbstständiges Arbeiten innerhalb eines engagierten Teams im engen Kontakt mit Lehrenden und Mitarbeiter*innen
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z. B. Notfallkinderbetreuung, Ferienbetreuung für Schulkinder etc.)
• Hochschulsport und gesundheitsfördernde Maßnahmen für Beschäftigte
• Betriebliche Altersvorsorge

Für inhaltliche Fragen steht Ihnen die Leiterin des Präsidialbüros, Frau Birte Engelberts (E-Mail: birte.engelberts@hs-emden-leer.de), gerne zur Verfügung.

Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
 

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann richten Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer bis zum 22.12.2025 online über unser Karriereportal oder auf dem Postweg an:
Hochschule Emden/Leer, Personalabteilung, Constantiaplatz 4, 26723 Emden