Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) für das Bewerbungsportal

Einrichtung
Dezernat 1, Abt. 1.3 - Organisation
 
Beschäftigungsbeginn
01.04.2026 / zum nächstmöglichen Zeitpunkt
 
Über uns
Das Dezernat 1 - Personal und Organisation ist zuständig für die Begleitung aller Fragestellungen in Bezug auf das Personal der Universität Oldenburg. In der Abteilung 1.3 - Organisation sind wir Ansprechpartner für alle technischen Fragestellungen in Bezug auf unsere Personalmanagementsysteme und die Begleitung der Auszubildenden im Bereich der Verwaltung. Neben unserem Zeiterfassungssystem und dem Personalmanagementsystem SAP sind wir ebenfalls verantwortlich für das neu einzuführende Bewerbungsmanagementtool für unsere Tarifbeschäftigten.
 
Ihre Aufgaben
Administration des Bewerbungsportals

• Anpassung von Formularen im Bewerbungsportal für unterschiedliche Stellentypen
• Administrative Unterstützung der Organisationseinheiten in der Arbeit mit dem Bewerbungsportal
• Einarbeitung von Updates/Neuerungen im Bewerbungsportal
• Überwachung und Anpassung von Direktlinks
• Anpassung des Verfahrensstatus (intern) und des Workflows
• Überwachung von Löschfristen
• Erstellung und Überarbeitung von E-Mail-Vorlagen für die Ausschreibenden
• Austausch mit anderen Hochschulen
• Ansprechpartner für technische Rückfragen in Zusammenarbeit mit Valucon 

Sachbearbeitung im Aufgabenbereich Organisationsmanagement und Stellenverwaltung

• Anlegen von Stellen unter Berücksichtigung der Organisations- und Stellenstruktur einschl. der erforderlichen Eingaben in SAP
• Stammdatenprüfung und -berichtigung
• Prüfung und Änderung bei falsch verbuchten Personalkosten
• Gewährleistung der Qualitätssicherung durch Rückkoppelung mit den „Datenlieferanten" (Dezernate, Fakultäten, andere Organisationseinheiten) bei Eingabe-, Programm- und Strukturfehlern
• Kontinuierliche Überwachung, monatliche Datenanalyse, Prüfung und Berechtigung der erfassten Daten zur Qualitätssicherung unter Einsatz regelmäßig auszuführender Reports oder Datenbankabfragen
• Prüfung und Berichtigung falsch erfasster Daten zur Qualitätssicherung 

Ihr Profil
Erforderlich ist / Einstellungsvoraussetzungen

• Verwaltungsprüfung I oder
• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
• gleichwertige Ausbildung 

Von Vorteil sind

• umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
• Kenntnisse im Bewerbermanagement
• Kenntnisse der Organisationsstrukturen der Universität Oldenburg
• Grundkenntnisse im Arbeits- und Tarifrecht 

Wir bieten

• eine unbefristete Vollzeitbeschäftigung im Landesdienst Niedersachsen
• einen interessanten Arbeitsplatz in einem engagierten Team und eine freundliche Arbeitsatmosphäre
• Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) mit Jahressonderzahlung, betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen
• 30 Tage Jahresurlaub
• ein familienfreundliches Umfeld mit flexibler Arbeitszeit (Gleitzeit) und der Möglichkeit zu anteiliger mobiler Arbeit
• ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot
• Nutzung des JobTickets im VBN
• eine gute Infrastruktur mit Mensa, Cafeteria und Bibliothek
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports 

Unser Anspruch
Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
 
Kontakt
Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne Sarah Mittag, Tel.: 0441 798 2380, sarah.mittag@uni-oldenburg.de
 
Bewerbung
Bitte bewerben Sie sich bis 16.01.2026 ausschließlich über das Bewerbungsportal: https://jobs.uni-oldenburg.de/datenabfrage/Bewerbungsportal
 
Informationen zum Bewerbungsportal finden Sie unter: https://jobs.uni-oldenburg.de/dashboard/Startseite
 
Rückfragen zum Bewerbungsportal richten Sie bitte an jobs@uol.de
 
Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.