Sekretär/in des Präsidiums (m/w/d)

Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen – in enger Zusammenwirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mit Kooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur.
 
In der Geschäftsstelle des Präsidiums ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle
 
Sekretär*in des Präsidiums (m/w/d)
Entgeltgruppe 6 TV-L
 
als Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst im Umfang von 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (zurzeit 19,9 Wochenstunden) als Vertretung zunächst bis zum 28.10.2024 für die Dauer des Mutterschutzes sowie der sich voraussichtlich anschließenden Elternzeit (geplant 16 Monate) zu besetzen.
 
In dieser Position unterstützen Sie administrativ die Mitglieder des Präsidiums. Mit Ihren Kolleg*innen stimmen Sie sich eng ab und vertreten sich gegenseitig.
 
Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

• Termine für die Präsidiumsmitglieder abstimmen, koordinieren und vereinbaren
• Anfragen universitätsinterner und -externer Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich beantworten und weitervermitteln, auch in englischer Sprache
• Sitzungen und Besprechungen betreuen, vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
• Gäste empfangen
• Dienstreisen für das Präsidium organisieren, vorbereiten und abrechnen (In- und Ausland)
• Büromaterial bestellen
• Internetseiten des Präsidiums pflegen mit Content-Management-System TYPO3

Einstellungsvoraussetzungen sind:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürobereich nach BBiG oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• sehr gute Rechtschreibkenntnisse und Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook
• Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke

Von Vorteil sind darüber hinaus:

• ausgeprägte Teamfähigkeit
• Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensiven Vorgängen
• schnelle Auffassungsgabe
• selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sowie Erfahrungen in der Nutzung eines Content-Management-Systems

Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen:

• einen interessanten Arbeitsplatz, an dem Sie die zentralen Entwicklungen der Universität erleben und administrativ unterstützen können
• ein engagiertes Team und eine freundliche Arbeitsatmosphäre
• Bezahlung nach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen)
• 30 Tage Jahresurlaub
• die Möglichkeit, anteilig im Home Office zu arbeiten
• Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
• ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und die Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports
• Nutzung des JobTickets im VBN
• eine gute Infrastruktur mit Mensa und Bibliothek

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.
 
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen / Qualifikationsnachweisen bis zum 27.05.2024 bevorzugt per E-Mail (geschaeftsstelle.p@uol.de) als eine zusammenhängende PDF-Datei an die Leiterin der Geschäftsstelle des Präsidiums, Frau Almke Ratjen. Verzichten Sie gern auf ein Foto in Ihren Bewerbungsunterlagen.
 
Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen in Papierform nicht zurücksenden und senden Sie keine Originale oder Mappen zu.
 
Die Auswahlgespräche sind für den 06.06.2024 geplant. Bewerbungs- und Vorstellungskosten werden nicht übernommen.
 
Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen die Leiterin der Geschäftsstelle des Präsidiums, Almke Ratjen unter 0441 798 4172 oder almke.ratjen@uol.de.
 
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!