Verwaltungsmitarbeiter/-in (m/w/d) Sachbearbeitung Promotionen/ Habilitationen

Einrichtung
Fakultät VI – Medizin und Gesundheitswissenschaften
 
Befristung
Mutterschutzvertretung bis 06.09.2026 und eine sich voraussichtlich anschließende Elternzeit
 
Über uns
Die Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften umfasst die Bereiche Humanmedizin, Medizinische Physik und Akustik, Neurowissenschaften, Psychologie sowie die Versorgungsforschung. Zusammen mit den vier regionalen Krankenhäusern bildet die Fakultät VI die Universitätsmedizin Oldenburg. Weiterhin besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Universitätsmedizin der Universität Groningen.
 
Die Fakultätsgeschäftsstelle koordiniert die zentralen Prozesse der Fakultät in den Bereichen Studium, Forschung und Verwaltung. Das Team Akademische Verfahren betreut u.a. die Promotions- und Habilitationsverfahren der Fakultät und ist Ansprechpartner*in für die jeweiligen Kandidat*innen, die zuständigen Kommissionen sowie zentral beteiligte Einheiten.
 
Ihre Aufgaben
Als Verwaltungsangestellte mit Schwerpunkt Sachbearbeitung Promotionen / Habilitationen unterstützen Sie bei der Abwicklung von Promotionsangelegenheiten und der Abwicklung von Habilitationsverfahren.
 
Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

• Unterstützende Betreuung der Promotionsausschüsse
• Betreuung der Sitzungen der jeweiligen Kommissionen bzw. der ständigen Habilitationskommission
• Beratung der Promovierenden in Ordnungs- und Verfahrensfragen
• Beratung der Habilitand*innen in organisatorischen Verfahrensfragen
• Formale Prüfung der Anträge auf Zulassung zur Habilitation/Umhabilitation
• Pflege von Datenbanken
• Aktenführung und weitere allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten 

Ihr Profil
Einstellungsvoraussetzungen

• Einstellungsvoraussetzung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung nach BBiG im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• Basiskenntnisse der englischen Sprache
• Sicherer Umgang mit MS Office 

Von Vorteil sind

• Erfahrungen mit Gremienarbeit
• Erfahrungen im Hochschulumfeld
• Kenntnisse von rechtlichen Grundlagen im Hochschulrecht
• sicheres und freundliches Auftreten
• Fähigkeit, mit unterschiedlichen Zielgruppen auch in schwierigen Situationen angemessen zu kommunizieren 

Wir bieten

• Sichere Vergütung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung; betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen;
• 30 Tage Urlaub, 24.12. und 31.12. arbeitsfrei;
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten;
• Zugang zur universitären Kinder- und Ferienbetreuung;
• ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot, Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung sowie weitere Service-, Beratungs- und Sportangebote;
• einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage mit kostenlosen Parkplätzen und guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr;
• eine gute Infrastruktur mit Mensa, Cafeterien und Bibliothek sowie Geschäften und Restaurants in der Nachbarschaft
• interessante Kontakte auf einem lebendigen Campus. 

Unser Anspruch
Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
 
Kontakt
Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne die Teamleitung Frau Wohlers-Zöllner (julia.wohlers-zoellner@uni-oldenburg.de; 0441 798 2725).
 
Jetzt bewerben
Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Darstellung Ihrer Motivation, Lebenslauf, Zeugnisse) vorzugsweise per E-Mail als ein zusammenhängendes PDF-Dokument bis zum 06.02.2026 an die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg, Geschäftsstelle der Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften, z.Hd. Frau Wohlers-Zöllner, 26111 Oldenburg, bewerbung.medizin@uni-oldenburg.de.
 
Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.