Assistenz (m/w/d)

Die Technische Universität Braunschweig zählt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland und bietet Ihnen als Arbeitgeberin eine große Auswahl an modernen, anspruchsvollen und vielseitigen Arbeitsplätzen. Nicht nur im Bereich der Forschung und Lehre, auch in Verwaltung, Technik und Handwerk sorgen ca. 3.800 Beschäftigte dafür, dass unsere Universität ihren Bildungsauftrag für die über 16.000 Studierenden und ca. 100 Auszubildenden in einem breiten Lehr- und Forschungsspektrum mit hervorragender Ausstattung und gleichzeitig persönlicher Atmosphäre erfolgreich erfüllt.
 
Wir suchen für das Projekthaus zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
 
Assistenz (m/w/d)
(Vollzeit – zunächst befristet bis voraussichtlich März 2026)
 
Das Projekthaus unterstützt das Präsidium seit seiner Gründung im Jahr 2019 bei der Entwicklung von Strategien und setzt Projekte mit thematischer Reichweite für die gesamte TU Braunschweig um.
Wesentliche Organisationsformate des Projekthauses sind zum einen kooperativ/ organisationsübergreifend angelegte und agil arbeitende Teams zur Ermöglichung strategischer Sprünge (sogenannte Labs, beispielsweise zum Thema „Neue Bildungstechnologien") und zum anderen kurzfristig angelegte iterative Prozesse zur Lösung konkreter aktueller Herausforderungen (sogenannte Circle, beispielsweise zur Frage: „Was bedeutet KI für die TU Braunschweig?"). Darüber hinaus führt das Projekthaus das Projektmanagement für ausgewählte Projekte der Hochschulleitung der TU Braunschweig durch.

Ihre Aufgaben

• Sie führen die Mittelbewirtschaftung unter Anwendung der SAP-Software, inkl. Kontenführung durch (z.B. Haushalts-, Drittmittel- und Studienqualitätsmittelbearbeitung sowie für diverse Projekte)
• Sie bearbeiten Rechnungen, überwachen und kontrollieren Einnahmen und Ausgaben mit SAP und übernehmen die Rechnungsstellung an Externe sowie ggf. das Mahnwesen
• Sie wirken an der Weiterentwicklung von projekthausübergreifenden Finanz- und Controlling-prozessen mit
• Sie unterstützen bei Beschaffungs- und Ausschreibungsvorgängen
• Sie sind zuständig für Dienstreiseabrechnungen
• Sie bereiten die für den handelsrechtlichen Jahresabschluss erforderlichen Unterlagen vor und prüfen diese
• Sie bereiten die Einstellung von Hilfskräften und Mitarbeiter*innen des Projekthauses vor
• Sie übernehmen allgemeine Koordinations-/Organisationsaufgaben und die allgemeine Sachbearbeitung im Sekretariatsbereich wie bspw. Raumbuchungen, Terminkoordination, Urlaubs- und Krankensachbearbeitung, Führung der Inventarlisten sowie Verwaltung von Material und Geräten.

Ihre Qualifikation

• Sie haben den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen oder haben eine gemäß der Vereinbarung –VerwLG- gleichwertige abgeschlossene berufliche Ausbildung z.B. zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), zur*zum Fachangestellten für Bürokommunikation (m/w/d) oder zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) - absolviert bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber
• Sie können sicher mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word/Excel/Outlook) umgehen
• Sie haben idealerweise gute Fachkenntnisse im Bereich des Haushalts- und Vergaberechts und in der kaufmännischen Buchführung
• Sie sind flexibel, belastbar und können gut in einem Team arbeiten
• Sie haben ein freundliches und verbindliches Auftreten, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, arbeiten sorgfältig und zuverlässig und bringen ein hohes Maß an Eigeninitiative mit
• Kein Muss, aber sehr hilfreich sind zudem (erste) Anwenderkenntnisse mit der SAP-Software sowie (erste) praktische Erfahrungen im Hochschulbereich wünschenswert.

Wir bieten

• eine tarifgerechte Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
• eine Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine Zusatzversorgung als Betriebsrente, vergleichbar einer Betriebsrente in der Privatwirtschaft
• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit einem netten und motivierten Team
• ein grundsätzlich teilzeitgeeigneter Arbeitsplatz, der jedoch vollständig besetzt sein sollte, sowie flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle und eine familienfreundliche Hochschulkultur, seit 2007 ausgezeichnet mit dem Audit „Familiengerechte Hochschule“
• ein vielfältiges Weiterbildungs- und Sportangebot sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre.

Weitere Hinweise
Wir freuen uns auf Bewerber*innen (m/w/d) aller Nationalitäten. Gleichzeitig begrüßen wir das Interesse schwerbehinderter Menschen und bevorzugen deren Bewerbungen bei gleicher Eignung. Bitte weisen Sie bereits bei der Bewerbung darauf hin und fügen Sie einen Nachweis bei. Ferner arbeiten wir basierend auf dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an der Erfüllung des Gleichstellungsauftrages. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Männern.
 
Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.
 
Fragen und Antworten
Weitere Fragen beantworten Ihnen gerne:

• Zum Projekthaus und zum Team: Anja Veckenstedt unter (0531) 391-14076 oder per Email anja.veckenstedt(at)tu-braunschweig.de
• Zum Bewerbungsprozess: Fabienne Nebel unter (0531) 391-14080 oder per Email fabienne.nebel(at)tu-braunschweig.de

Bewerben Sie sich bis zum 16.02.2025
 
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
 
Bitte beachten Sie dabei, dass lediglich Bewerbungen, die über das Online-Formular der TU Braunschweig eingehen, berücksichtigt werden können: https://vacancies.tu-braunschweig.de/8york