Assistenz / Mitarbeiterin/ Mitarbeiter im Sekretariat (m/w/d)

Die Technische Universität Braunschweig zählt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland und bietet Ihnen als Arbeitgeberin eine große Auswahl an modernen, anspruchsvollen und vielseitigen Arbeitsplätzen. Nicht nur im Bereich der Forschung und Lehre, auch in Verwaltung, Technik und Handwerk sorgen ca. 3.800 Beschäftigte dafür, dass unsere Universität ihren Bildungsauftrag für die über 16.000 Studierenden und ca. 100 Auszubildenden in einem breiten Lehr- und Forschungsspektrum mit hervorragender Ausstattung und gleichzeitig persönlicher Atmosphäre erfolgreich erfüllt.
 
Wir suchen für das Immatrikulationsamt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
 
Assistenz der Abteilungsleitung / Mitarbeiterin / Mitarbeiter im Sekretariat (m/w/d)
(Vollzeit - unbefristet)
 
Unsere Universitätsverwaltung erfüllt alle zentralen administrativen Aufgaben der Universität und stellt optimale Rahmenbedingungen für Forschung und Lehre sowie für ein erfolgreiches Studium her. Das Immatrikulationsamt (I-Amt), mit rund 30 Beschäftigten, ist dabei zuständig für die Verwaltung der Studierendendaten. Von der Zulassung und Immatrikulation über die Rückmeldung bis hin zur Zeugniserstellung und Exmatrikulation ist es zentrale Anlaufstelle für Studieninteressierte, Studierende und Absolvent*innen. Außerdem werden hier Fragen zu den Semester- und Studienbeiträgen sowie zu den Studien- und Langzeitstudiengebühren beantwortet.
 
Ihre Aufgaben

• Sie organisieren und verwalten das Sekretariat im Tagesgeschäft inkl. Terminplanung, Materialbeschaffung und Schreibarbeiten
• Sie überwachen die Haushaltsmittel, erstellen Gebührenrechnungen und unterstützen bei der Planung sowie Abrechnung von Dienstreisen
• Sie sind zuständig für die Organisation und Korrespondenz zu Rentenbescheinigungen, Zweitschriften und Vorbeglaubigungen
• Sie sind Ansprechperson für die Erstellung studentischer Unfallanzeigen und unterstützen bei der Organisation der Immaturenprüfung
• Sie unterstützen bei der Einstellung von Personal, erstellen Übersichten über Vertragslaufzeiten und führen die Urlaubskartei.

Ihre Qualifikation

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsorientierte Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie können sicher mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word/Excel/Outlook) umgehen
• Sie verfügen über eine gute Kommunikation - schriftlich und mündlich in der deutschen und englischen Sprache
• Sie sind flexibel, belastbar und können gut in einem Team arbeiten
• Sie haben idealer Weise einschlägige Kenntnisse im Buchhaltungssystem SAP R/3
• wünschenswert sind Erfahrungen mit Publikumsverkehr sowie der eingesetzten HIS-Software.

Wir bieten

• eine tarifgerechte Bezahlung nach EG 6 TV-L je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
• eine Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine Zusatzversorgung als Betriebsrente, vergleichbar einer Betriebsrente in der Privatwirtschaft
• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit einem netten und motivierten Team
• ein grundsätzlich teilzeitgeeigneter Arbeitsplatz, der jedoch vollständig besetzt sein sollte, sowie flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle und eine familienfreundliche Hochschulkultur, seit 2007 ausgezeichnet mit dem Audit „Familiengerechte Hochschule“
• ein vielfältiges Weiterbildungs- und Sportangebot sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre.

Weitere Hinweise
Wir freuen uns auf Bewerber*innen aller Nationalitäten. Gleichzeitig begrüßen wir das Interesse schwerbehinderter Menschen und bevorzugen deren Bewerbungen bei gleicher Eignung. Bitte weisen Sie bereits bei der Bewerbung darauf hin und fügen Sie einen Nachweis bei. Ferner arbeiten wir basierend auf dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an der Erfüllung des Gleichstellungsauftrages. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Männern.

Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.
 
Sie haben noch Fragen?

Diese beantwortet Ihnen Kai Brunzel telefonisch unter der Nummer (0531) 391-4310.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 13.02.2025

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte beachten Sie dabei, dass lediglich Bewerbungen, die über das Online-Formular der TU Braunschweig eingehen, berücksichtigt werden können: https://www.tu-braunschweig.de/stellenangebote/mtv