Leitung Verwaltung (m/w/d)

Am Institut für Vogelforschung „Vogelwarte Helgoland“ (IfV) ist am Standort Wilhelmshaven ab 01. September 2025 eine unbefristete Stelle als

Verwaltungsleitung (m/w/d) i

m Umfang von 100 % (39,8 Std.) zu besetzen.

Das IfV ist eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Niedersächsischen Ministeriums für Wissenschaft und Kultur, betreibt Grundlagenforschung und beschäftigt sich mit den vielfältigen Beziehungen zwischen Vögeln und ihrer Umwelt. Leitthemen der wissenschaftlichen Arbeit sind der Vogelzug und die Biologie der Lebensgeschichte. Das IfV ist zudem die Markierungszentrale für Nordwestdeutschland.

Wir suchen eine Führungspersönlichkeit, die Forschung unterstützt und ermöglicht. Sie haben Freude daran, Lösungen zu finden, Prozesse zu optimieren und ein engagiertes Team zu führen? Sie verstehen Verwaltung nicht als starre Bürokratie, sondern als wichtigen Baustein für eine erfolgreiche Forschungsarbeit? Dann gestalten Sie mit uns die Zukunft des Instituts für Vogelforschung!
 
Ihre Aufgaben
In dieser Rolle stellen Sie mit Ihrem Organisationstalent und Ihrem Blick für effiziente Abläufe sicher, dass Forschungsvorhaben finanziell und administrativ zuverlässig aufgestellt sind. Als zentrale Ansprechperson für Finanz- und Personalangelegenheiten sorgen Sie für verlässliche Strukturen und effiziente, praxistaugliche Prozesse. Dabei verstehen Sie Ihre Abteilung als internen Dienstleister und tragen mit transparenten Abläufen und einer offenen Kommunikation zu einem reibungslosen Arbeitsalltag bei.
Als Verwaltungsleitung steuern Sie alle administrativen und organisatorischen Prozesse des IfV, insbesondere in den Bereichen Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung. Gemeinsam mit der Institutsleitung und einem Kollegen in der Verwaltung optimieren Sie Abläufe und schaffen eine verlässliche Basis für die Forschung.
 
Führung und Personalmanagement

• Leitung des Verwaltungsteams und Personalverantwortung für die Kolleg:innen des IfV
• Gestaltung und Bewertung von Stellenbeschreibungen, Durchführung von Einstellungsverfahren
• Personalrechtliche Betreuung sowie Fortbildungsplanung für die Verwaltung

Finanzen, Haushalt und Rechnungswesen

• Verantwortung für Haushaltsführung, Rechnungswesen und Drittmittelverwaltung
• Erstellung von Abschlüssen, Verwendungsnachweisen und Steuererklärungen unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben
• Budgetüberwachung, betriebswirtschaftliche Auswertungen und Beratung der Institutsleitung
• Organisation und Begleitung von Prüfungen durch externe Institutionen

Organisation und Verwaltung

• Sicherstellung effizienter Verwaltungsprozesse und Weiterentwicklung von Finanzbuchhaltungsstrukturen
• Überwachung des Beschaffungswesens sowie der Betriebskostenabrechnung
• Verwaltung von Dienstwohnungen gemäß Vorschriften

Ihr Profil
Qualifikation und Erfahrung

• Erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs II oder eine vergleichbare Qualifikation (§ 8 Abs. 6 Nds. Vereinbarung-VerwLG)
• Fundierte Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise in leitender Funktion
• Erfahrungen im Bereich Haushalt, der Nds. Landeshaushaltsordnung, Nds. Reisekostenrecht und LN Infor (HWS), sowie Erfahrungen im Bereich Personalangelegenheiten des TV-L und NBG

Fachliche und digitale Kompetenzen:

• Erfahrung im Haushalts- und Rechnungswesen, inkl. Kostenstellen- und Drittmittelverwaltung
• Sicherer Umgang mit Finanzbuchhaltung und modernen Softwarelösungen, insb. MS Office

Persönlichkeit und Arbeitsweise:

• Verantwortungsbewusste, kommunikationsstarke Führungspersönlichkeit mit verbindlichem Auftreten
• Teamorientierter, wertschätzender Führungsstil mit ausgeprägtem Servicegedanken
• Organisationstalent mit transparentem und lösungsorientiertem Arbeitsstil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das dürfen Sie von uns erwarten

• Eine verantwortungsvolle Position mit aktiven Gestaltungsmöglichkeiten in einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre
• Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildung
• Eine Festanstellung mit attraktivem Vergütungspaket bei einem Gehalt der Entgeltgruppe 11, Teil I der EGO zum TV-L; betriebliche Altersvorsorge (VBL), 30 Tage Urlaub/Kalenderjahr
• Flexible Arbeitszeiten sowie flexible Modelle zur Teilzeitbeschäftigung

Der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten sieht sich das IfV in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb Bewerbungen schwer­behinderter Menschen. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung werden Bewerbungen schwerbehinderter Personen nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt. Eine Behinderung oder Gleichstellung ist zur Wahrung der Interessen bereits in das Bewerbungsschreiben oder den Lebenslauf aufzunehmen.
Das IfV strebt in allen Bereichen und Positionen an, eine Unterrepräsentanz i. S. des NGG abzubauen. Daher sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht und können nach Maßgabe des § 11 NGG bevorzugt berücksichtigt werden.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind willkommen.

Bewerbungen schicken Sie bitte bis zum 22.04.2025 entweder postalisch oder elektronisch an:

Institut für Vogelforschung „Vogelwarte Helgoland“
An der Vogelwarte 21
26386 Wilhelmshaven
E-Mail: poststelle@ifv-vogelwarte.de
Interviews sind für den 06. und 08.05.2025 geplant.

Hinweis: Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden. Die Bewerbungsunterlagen werden vier Wochen nach Abschluss des Ausschreibungsverfahrens vernichtet. Nähere Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren erhalten Sie unter
https://ifv-vogelwarte.de/generische-navigation/datenschutz