Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) im Berufungsmanagement

Über uns
Die Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften umfasst die Bereiche Humanmedizin, Medizinische Physik und Akustik, Neurowissenschaften, Psychologie sowie die Versorgungsforschung. Zusammen mit den vier regionalen Krankenhäusern bildet die Fakultät VI die Universitätsmedizin Oldenburg. Weiterhin besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Universitätsmedizin der Universität Groningen.
 
Die Fakultätsgeschäftsstelle koordiniert die zentralen Prozesse der Fakultät in den Bereichen Studium, Forschung und Verwaltung. Das Team Berufungsmanagement unterstützt die Durchführung der Berufungsverfahren von administrativer Seite. In diesem Zusammenhang ist das Team Ansprechpartner*in für Berufungskommissionen, Bewerber*innen wie auch weitere Organisationseinheiten der Universität Oldenburg.

Ihre Aufgaben

• administrative Betreuung von Verfahren zur Besetzung neuer Professuren: Entwurf und Bereitstellung verfahrensrelevanter Unterlagen, Kommunikation mit Bewerber*innen, Kommissionsmitgliedern und Gutachter*innen, organisatorische Tätigkeiten im Rahmen von Berufungsverfahren (u. a. Terminkoordination, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Reiseplanung), Begleitung von Kommissionssitzungen (Rahmenorganisation und Technik, Protokollführung) 
• administrative Begleitung von weiteren akademischen Verfahren (z. B. Habilitationen/Verfahren für außerplanmäßige Professuren): Erstellung verfahrensrelevanter Unterlagen, Kommunikation mit Antragstellenden und Kommissionsmitgliedern, Begleitung von Sitzungen (Protokollführung) 
• allgemeine Verwaltungsaufgaben im Team Berufungsmanagement: Dienstreisen für Kommissionsmitglieder, Finanzabwicklung von Kommissionssitzungen, Terminplanung 

Ihr Profil
Einstellungsvoraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- bzw. Verwaltungsbereich nach Bundesbildungsgesetz (BBiG) oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• fundierte Anwenderkenntnisse in MS-Office und -Excel
• Eine hohe kommunikative Kompetenz
• sehr gute Deutsch- und gute Englisch-Sprachkenntnisse, da die Sitzungen vereinzelt auch in englischer Sprache geführt werden 

Von Vorteil sind:

• Erfahrungen im Personal- und/oder Berufungsmanagement
• Erfahrung mit Gremienarbeit und in der Protokollführung
• Erfahrung im Umgang mit Datenportalen 

Wir bieten

• Bezahlung nach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen) inkl. 30 Tage Jahresurlaub
• Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
• Ein familienfreundliches Umfeld mit flexibler Arbeitszeit (Gleitzeit) und der Möglichkeit zu anteiliger mobiler Arbeit
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung
• Ein umfangreiches kostenloses Weiterbildungsprogramm 

Unser Anspruch
Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
 
Weitere Informationen
Die grundsätzliche Bereitschaft für die Übernahme von Aufgaben außerhalb der Kernarbeitszeiten der Universität im Rahmen von Kommissionssitzungen ist erwünscht.
 
Kontakt
Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne die Teamleitung Frau Wohlers-Zöllner (julia.wohlers-zoellner@uni-oldenburg.de; 0441 798 2725).
 
Jetzt bewerben
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Darstellung Ihrer Motivation, Lebenslauf, Zeugnisse) vorzugsweise per E-Mail als ein zusammenhängendes PDF-Dokument bis zum 03.03.2025 an die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg, Fakultät VI - Geschäftsstelle, Frau Wohlers-Zöllner, 26111 Oldenburg, bewerbung.medizin@uni-oldenburg.de.
 
Sie kennen Oldenburg noch gar nicht? Sammeln Sie gerne erste Eindrücke unter folgendem Link: https://www.moin-in-oldenburg.de.